Règles d'évaluation de la thèse de doctorat

Le Règlement des études précise le cadre général de l’évaluation des mémoires et des thèses et confère à la doyenne de la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP) le mandat d’en établir et diffuser les règles, les normes et les procédures.

Instance responsable de l’évaluation

La FESP est responsable du processus d’évaluation et la doyenne détient l’autorité de statuer de façon définitive en cas de litige (Règlement des études, article 1.5*).

Afin de garantir l’indépendance, la neutralité et l’objectivité du jury, la FESP coordonne toutes les opérations du processus d’évaluation:

• Elle désigne officiellement les membres du jury d’évaluation de la thèse.  À cet égard, sauf situation de la nature d’une force majeure (par exemple : décès, invalidité, retard ou non remise du rapport d’évaluation d’un membre du jury, etc.) ou de concert avec les parties prenantes, la composition du jury préalablement établie par la FESP suivant les règles applicables ne peut être modifiée en cours d’évaluation.
• Elle assure la circulation de l’information entre la direction de programme responsable, le jury et l’étudiante ou l’étudiant (ni la personne étudiante ni la direction de recherche n’entrent en contact avec les membres du jury au cours du processus d’évaluation)
• Elle transmet la version autorisée au dépôt initial aux membres du jury

La FESP veille à ce que la durée du processus concilie le droit du jury à disposer du temps nécessaire pour examiner la thèse et le droit de l’étudiante ou de l’étudiant de recevoir le résultat de son évaluation dans un délai raisonnable pour la poursuite de ses études ou de ses objectifs d’insertion professionnelle.

Jury d’évaluation

Le jury d’évaluation d’une thèse de doctorat comporte un minimum de quatre membres. La direction de recherche et, s’il y a lieu, la codirection sont nommées d’office membres du jury. Des personnes qualifiées selon leur expertise sont désignées de façon ad hoc pour compléter le jury. Ces dernières doivent être en mesure de porter un regard impartial sur la thèse et doivent:

• détenir un grade de doctorat et une expertise reconnue dans un domaine pertinent
• ne pas avoir été directement impliqués dans les travaux de recherche ayant conduit à la thèse en évaluation ni ne cosigner un article inséré dans celle-ci
• n’entretenir aucun conflit d’intérêts, avéré ou potentiel, qui puisse interférer sur l’objectivité de l’évaluation

Le jury comporte obligatoirement un membre externe qui n’entretient pas de liens étroits de collaboration avec la direction ou la codirection de recherche et qui n'entretient aucun lien d'emploi ni d’association avec l'Université Laval (une personne ayant le statut de professeure ou professeur associé, habilitée ou non à la codirection, n'est donc pas qualifiable).

Lorsqu’il y a une codirection de recherche, l’ajout d’un 5e membre est obligatoire afin d’assurer la prépondérance des personnes qui n’ont pas été directement impliquées dans les travaux de recherche de l’étudiante ou de l’étudiant.

S'il y a prélecture de la thèse, la prélectrice ou le prélecteur fait normalement partie du jury (article 4.59* du Règlement des études).

Lorsque la direction de recherche assume la responsabilité de la direction du programme, elle est remplacée dans ces fonctions par la personne responsable des études supérieures de sa faculté.

Autorisations du dépôt initial

Le dépôt initial de la thèse requiert trois autorisations complémentaires:

• La direction de programme certifie que le dossier de gestion des études est complet et le valide afin que l’étudiante ou l’étudiant puisse obtenir son diplôme au terme de l’évaluation de sa thèse
• La direction de recherche dispose d’un délai de quatre semaines pour donner son autorisation au dépôt ou exiger des corrections
• La FESP confirme que le format du document correspond aux normes de présentation et de diffusion

Évaluation de la thèse

Rapport individuel

Chaque membre du jury évalue la thèse de façon indépendante, sans consultation, concertation, ni échange avec la personne étudiante, la direction de recherche ou les autres membres.

Le délai accordé au  jury varie selon la date de début ou de fin de l’évaluation:

• Session régulière (automne et hiver): 6 semaines 
  • Un délai supplémentaire s'ajoute à partir du 8 novembre en raison de la période des fêtes
• Période estivale (du 15 mai au 15 août): 8 semaines 

Attention: Un délai supplémentaire de deux semaines s'ajoute pour l'évaluation d'une thèse de plus de 500 pages (incluant les pages liminaires), peu importe le moment de l'année.

L’examinatrice ou l’examinateur rédige un rapport d’évaluation et prononce un jugement sur la thèse en concluant que celle-ci est:

Acceptable

• L'étudiante ou l'étudiant est invité à faire sa soutenance.

Inacceptable

•  Deux options sont possibles:
  • L’étudiante ou l’étudiant qui en démontre les capacités est invité à déposer une nouvelle version de son travail, qui fera l'objet d’un nouveau dépôt initial et d'une seconde évaluation par le même jury
  • Dans le cas contraire, le refus de la thèse est recommandé.

Le jugement sur la thèse est définitif dès que l’examinatrice ou l’examinateur transmet son rapport d’évaluation à la FESP. Celui-ci demeure confidentiel jusqu’à ce que la décision du jury soit rendue et communiquée à la personne étudiante. 

Décision du jury

La décision du jury résulte de la mise en commun des jugements individuels et de la répartition des voix entre la réussite (invitation à la soutenance de la thèse), l’invitation à présenter une nouvelle version ou le refus de la thèse.

La thèse est acceptable et la personne étudiante est invitée à faire sa soutenance

• La FESP informe l’étudiante ou l’étudiant de la décision du jury, lui transmet les rapports d'évaluation et l’invite à soutenir sa thèse.
• Les corrections suggérées par le jury seront effectuées sous la supervision de la direction de recherche après la tenue de la soutenance. Un délai de 8 semaines est accordé pour apporter ces ultimes corrections.
• La direction de recherche autorise le dépôt final de la version définitive de la thèse.
• L'approbation finale de la FESP permet l'émission du diplôme de doctorat.
• La FESP inscrit à son tableau d’honneur le nom de la personne étudiante dont la thèse a reçu à l’unanimité la mention « excellente » (ou quatre mentions « excellente » et la mention «très bonne» de la part des autres membres du jury).

La thèse est inacceptable dans son état actuel, mais le jury autorise la personne étudiante à en déposer une nouvelle version

• Le jury se rencontre pour déterminer les exigences de la nouvelle version, qui sera soumise à une seconde évaluation par les mêmes personnes.
• Chacune des exigences imposées résulte d’une décision partagée par au moins deux membres du jury.
• La FESP communique à l’étudiante ou l’étudiant la décision du jury, lui transmet les rapports d'évaluation ainsi que le rapport du jury, qui précise le délai accordé, la liste des corrections demandées et le nom de la personne responsable de les superviser.
• Si l’étudiante ou l’étudiant ne dépose pas la nouvelle version de la thèse au terme du délai prescrit par le jury, un échec est inscrit à son dossier.

 La thèse est refusée

• Le jury doit se rencontrer avant que la FESP informe la personne étudiante de sa décision.
• La FESP communique à la personne étudiante la décision du jury et lui transmet les rapports d'évaluation.
• La FESP informe celle-ci de son droit d’appel auprès de la doyenne de la FESP, si elle peut faire valoir des circonstances ou présenter des arguments qui invalident le processus d’évaluation. La décision finale du jury ne peut, en elle-même, faire l’objet d’une demande de révision du résultat d’une évaluation (Règlement des études, article 4.47*).
• Si l’étudiante ou l’étudiant ne se prévaut pas de son droit d’appel dans les 10 jours, un échec est inscrit à son dossier.

* Ces règles ont été révisées par le Conseil facultaire de la FESP le 15 mai 2023. Les références aux articles du Règlement des études indiquées ici ne dispensent pas de s’en reporter à la version officielle en vigueur accessible sur la page des documents officiels du Bureau de secrétaire général.